Die wichtigsten Clubplaner Funktionen

Hier geben wir einen kleinen Überblick über die wichtigsten Funktionen des Clubplaner. Mit der Software können sowohl Veranstaltungsorte mit einem Raum als auch mit mehreren Räumen verwaltet werden. Der Clubplaner kann individuell in bestehende Systeme eingebunden werden und ist auf vorhandene Abläufe anpassbar.

Kalenderübersicht

• • Kalender mit Wochen- und Monatsübersichten

• • Einbindung von iCal-Abonnements
  • Auspielung der Termine als iCal

• • Räume und Belegung verwalten

• • direkt auf zugehörige Formulare zugreifen

• • Filtern nach Raum, Veranstaltungsart und Status

• • Warnmeldung bei Termin-Überschneidungen
  • Räume sperren
  • Selektiv pro Nutzer Planungsinformationen ausspielen
  • Warnmeldung bei Lautstärke-Überschneidungen

Tagesplanung

• • Veranstaltungen und Abläufe planen

• • Pressedateien, Rider, Bilder, Soundfiles speichern

• • Veranstaltungsserien anlegen, Termine kopieren

• • Gästeliste anlegen

• • eigene Felder für individuelle Planung hinzufügen

• • Personal einteilen (Bestätigung im Mitarbeiter-Login)

• • Einbindung des Vorverkaufs

• • Individuelle Formulare für Nightleader, Veranstalter & Techniker erstellen und nutzen

• • Verträge erstellen

• • Inventar zuteilen
  • Eigene Formulare für weiterführende Informationen selbst erstellen.
  • Technikern selektiven Zugriff auf Informationen geben.
  • Mails an das Team bei neuen Terminen.

Individuelle Tabellen erstellen

• • eigene Tabellen erstellen

• • individuelle Veranstaltungsdaten in Tabelle darstellen

• • beliebige Datenfelder aus Terminplaner und Auto-Formularen für die Tabelle nutzen

• • spezielle Tabellen für Nighleader/Technik anlegen

• • Veranstaltungsübersichten in Excel exportieren

• • Tabellen als PDF ausgeben

Datenausgabe & Datenverteilung

• • Programm auf der eigenen Website publizieren (Beispiel Programm Pavillon Hannover)
  • Datenexport, Exportfunktion für die Programmdaten an externe Dienstleister

• • Factsheets & Rider erstellen, als PDF ausgeben & an verantwortliche Akteure versenden

• • individuelle Ausgabevorlagen erstellen für Druck oder als PDF (Kassenbogen, Gästeliste, Technik etc.)

• • individuelle Ausgabe ausgewählter Daten für ein bestimmtes Datum/einen bestimmten Monat

To-Do & Reminder

• • To-Do erstellen und verwalten

• • To-Do mit Veranstaltung verknüpfen

• • Wiedervorlagen für das Einholen fehlender Bookinginformationen setzen

• • zusätzlich automatische E-Mail-Reminder erhalten

• • individuelle To-Do Liste auf der Startseite

Mitarbeiterdatenbank & Login 

• • Mitarbeiterdaten & Aufgabenfelder speichern

• • Lohngruppen definieren, Löhne kalkulieren

• • Arbeitstermine im Mitarbeiterlogin veröffentlichen, Terminbestätigungen einholen

• • Mailadresse automatisch in Newsletter-Gruppe Mitarbeiter

• • Arbeitstermine der Mitarbeiter als Monats- oder Jahresübersicht aufrufen & ausgeben

PR-Datenbank & Login

• • Pressekontakte & Publikationen speichern

• • Veranstaltungstermine und Pessedateien im Veranstalterlogin veröffentlichen

• • exklusive Vorschau auf das Programm geben

• • Journalisten aus der Datenbank direkt auf die Gästeliste einer Veranstaltung setzen

Inventardatenbank

• • Inventar mit Spezifikation und Lagerort speichern

• • Einsatztermine und Verfügbarkeit verwalten

• • Wartungsintervalle mit Erinnerungsfunktion festlegen

• • benötigtes Inventar den Veranstaltungen zuordnen

• • Inventar reservieren

• • fehlendes Inventar dazubuchen