Clubplaner | Funktionen
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Die wichtigsten Clubplaner Funktionen

Hier geben wir einen kleinen Überblick über die wichtigsten Funktionen des Clubplaner. Mit der Software können sowohl Veranstaltungsorte mit einem Raum als auch mit mehreren Räumen verwaltet werden. Der Clubplaner kann individuell in bestehende Systeme eingebunden werden und ist auf vorhandene Abläufe anpassbar.

Kalenderübersicht

    • Kalender mit Wochen- und Monatsübersichten
    • Einbindung von iCal-Abonnements
    • Auspielung der Termine als iCal
    • Räume und Belegung verwalten
    • direkt auf zugehörige Formulare zugreifen
    • Filtern nach Raum, Veranstaltungsart und Status
    • Warnmeldung bei Termin-Überschneidungen
    • Räume sperren
    • Selektiv pro Nutzer Planungsinformationen ausspielen
    • Warnmeldung bei Lautstärke-Überschneidungen
Screenshot Monatsübersicht

Tagesplanung

    • Veranstaltungen und Abläufe planen
    • Pressedateien, Rider, Bilder, Soundfiles speichern
    • Veranstaltungsserien anlegen, Termine kopieren
    • Gästeliste anlegen
    • eigene Felder für individuelle Planung hinzufügen
    • Personal einteilen (Bestätigung im Mitarbeiter-Login)
    • Einbindung des Vorverkaufs
    • Individuelle Formulare für Nightleader, Veranstalter & Techniker erstellen und nutzen
    • Verträge erstellen
    • Inventar zuteilen
    • Eigene Formulare für weiterführende Informationen selbst erstellen.
    • Technikern selektiven Zugriff auf Informationen geben.
    • Mails an das Team bei neuen Terminen.
Screenshot Tagesplanung
Screenshot Veranstaltungsdetails

Individuelle Tabellen erstellen

    • eigene Tabellen erstellen
    • individuelle Veranstaltungsdaten in Tabelle darstellen
    • beliebige Datenfelder aus Terminplaner und Auto-Formularen für die Tabelle nutzen
    • spezielle Tabellen für Nighleader/Technik anlegen
    • Veranstaltungsübersichten in Excel exportieren
    • Tabellen als PDF ausgeben
Screenshot Tabellen

Datenausgabe & Datenverteilung

    • Factsheets & Rider erstellen, als PDF ausgeben & an verantwortliche Akteure versenden
    • individuelle Ausgabevorlagen erstellen für Druck oder als PDF (Kassenbogen, Gästeliste, Technik etc.)
    • individuelle Ausgabe ausgewählter Daten für ein bestimmtes Datum/einen bestimmten Monat
Screenshot Datenausgabe

To-Do & Reminder

    • To-Do erstellen und verwalten
    • To-Do mit Veranstaltung verknüpfen
    • Wiedervorlagen für das Einholen fehlender Bookinginformationen setzen
    • zusätzlich automatische E-Mail-Reminder erhalten
    • individuelle To-Do Liste auf der Startseite
Screenshot To-Do

Mitarbeiterdatenbank & Login 

    • Mitarbeiterdaten & Aufgabenfelder speichern
    • Lohngruppen definieren, Löhne kalkulieren
    • Arbeitstermine im Mitarbeiterlogin veröffentlichen, Terminbestätigungen einholen
    • Mailadresse automatisch in Newsletter-Gruppe Mitarbeiter
    • Arbeitstermine der Mitarbeiter als Monats- oder Jahresübersicht aufrufen & ausgeben
Screenshot Mitarbeiterdatenbank

PR-Datenbank & Login

    • Pressekontakte & Publikationen speichern
    • Veranstaltungstermine und Pessedateien im Veranstalterlogin veröffentlichen
    • exklusive Vorschau auf das Programm geben
    • Journalisten aus der Datenbank direkt auf die Gästeliste einer Veranstaltung setzen
Screenshot PR-Datenbank

Inventardatenbank

    • Inventar mit Spezifikation und Lagerort speichern
    • Einsatztermine und Verfügbarkeit verwalten
    • Wartungsintervalle mit Erinnerungsfunktion festlegen
    • benötigtes Inventar den Veranstaltungen zuordnen
    • Inventar reservieren
    • fehlendes Inventar dazubuchen
Screenshot Inventardatenbank

Schnittstellen zu Ticketingsystemen

Der Clubplaner verfügt über Schnittstellen zu Reservix, TixforGigs, Ticketmaster , Eventim und Love Your Artist: Mit der auf Wunsch integrierten Funktion können sich Clubplaner Nutzer die Vorverkaufsstände automatisiert im Clubplaner anzeigen lassen und haben alle aktuellen Ticketverkaufszahlen immer im Blick – dadurch entfällt das zeitaufwändige Kontroll-Einloggen in das Backend des Anbieters. Als Zusatz-Modul bieten wir die summarische Versendung der Vorverkaufzahlen an die Agenturen per Email an.

Speziallösungen

Nach Kundenwunsch können wir vielfälltige Lösung realisieren. Sie profitieren von unserer intimien Kenntnis der Venue-Organisation.
Hier eine kleine Auswahl von Lösungen:

    • Infoscreen für Publikum oder Personal
    • Infoseiten für externe Dienstleister
    • Zeitgesteuerte Mails an Mitarbeiter, extenen Technikern und Dienstleistern
    • Zeitgesteuerte Warnungen bei fehlenden Planungsinformationen
    • Summarische Versendung von Vorverkaufzahlen an die Agenturen
    • Diensplanmodule

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