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Die Software zur Organisation von Veranstaltungsorten.

Die Veranstaltungsbranche steht auch nach den akuten Auswirkungen der Corona-Pandemie vor großen Herausforderungen: Personalmangel, steigende Kosten oder Ticketverkäufe, die noch genauer im Blick zu behalten sind, während dezentrales Arbeiten und Homeoffice weiterhin Themen sind.

Der Clubplaner ist eine webbasierte Software, die Kulturzentren, Konzertveranstalter*innen und Live-Clubs darin unterstützt diesen Herausforderungen gerecht zu werden. Er dient der Bearbeitung aller Informationen rund um Programm- und Ablaufplanung, Raumbelegung und Vermietung, Personalplanung, Vorverkauf und Pressearbeit. Die entsprechenden Kommunikationsabläufe werden vereinfacht.

»Für mich als Organisationsleitung ist es ein großer Vorteil, dass alle Informationen im Clubplaner zugänglich sind, weil ich so viel fokussierter planen kann und der weitere Vorteil ist, dass andere Abteilungen, die viel zu organisieren haben wie z.B. die Veranstaltungstechnik oder die Gastro, ebenfalls einen Zugang haben und es spezielle Formulare für sie gibt, so dass sie die für sie relevanten Informationen direkt dort abrufen können.
Das heißt ich muss nicht mehr darüber nachdenken, ob ich noch jemanden informieren muss – die Kolleginnen und Kollegen sind informiert und das wird von ihnen auch als angenehm empfunden.«
(Hanne Bangert, Pavillon Hannover)

Als eine der wenigen digitalen Lösungen, die aus der Praxis der Konzertplanung heraus entstanden ist, wurde der Clubplaner in den letzten 20 Jahren in der praktischen Zusammenarbeit mit seinen Kund*innen kontinuierlich weiterentwickelt.
Aus dieser Zusammenarbeit heraus wurden eine Vielzahl von Funktionen und Schnittstellen entwickelt und optimiert – angepasst an die Bedürfnisse kleiner Musikclubs, ebenso wie für Kulturämter oder Veranstaltungszentren mit mehreren tausend Veranstaltungen im Jahr.

Die Möglichkeit den Clubplaner individuell an die eigenen Bedürfnisse anzupassen ist außerdem die Besonderheit dieser Planungs- und Organisationssoftware: die Veranstalter*innen entscheiden, welche Funktionen in welchem Umfang genutzt werden, welche Informationen nutzerdefiniert angezeigt oder z.B. via automatischer Emails geteilt werden. Der Clubplaner passt sich an bestehende Arbeitsabläufe und Organisationsstrukturen an. Speziallösungen wie z.B. die Verknüpfung mit Inhouse-Infoscreens sind möglich.

»Der größte Vorteil des Clubplaners waren für uns die individuellen Einstellmöglichkeiten und dass wir ihn auf unsere Bedürfnisse hin konfigurieren konnten. Flexibilität im Einsatz war für uns das größte Argument und nachdem wir alles auf dieses System umgestellt hatten, haben wir auch festgestellt, dass viel weniger Fehler passieren. Das betrifft die Konzertabende direkt, aber auch die Arbeit im Vorfeld, wenn man jetzt  z.B. Presseinfos zusammensammelt, muss man nicht noch hin und her schreiben oder sich gegenseitig ständig neu abfragen.« 
(Tim Peterding, Booking Knust Hamburg)

Auch aufgrund dieser Eigenschaften wurden die Auswirkungen der Corona-Pandemie für den Clubplaner zum erfolgreichen Stresstest: dass unsere Kund*innen auch unter den Bedingungen von Homeoffice und Kurzarbeit nahtlos weiterarbeiten konnten und dass der Clubplaner geholfen hat, innerhalb von kürzester Zeit eine große Anzahl von Veranstaltungen abzusagen oder zu verschieben.

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FUNKTIONEN

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