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Die Software zur Organisation von Veranstaltungsorten.

Der Coronavirus hat uns alle vor große Herausforderungen gestellt: monatelange Planungen wurden hinfällig, Veranstaltungen mussten abgesagt oder Ersatztermine gefunden werden. Für den webbasierten Clubplaner ist diese Zeit aber auch ein erfolgreicher Stresstest gewesen.

 

Der Clubplaner ist ein Tool für nahezu alle Bereiche der Organisation von Veranstaltungen und ermöglicht dezentrales Arbeiten. Kulturzentren, Konzertveranstalter und Live-Clubs, die den Clubplaner bereits verwenden, konnten so unter den Bedingungen von Homeoffice und Kurzarbeit nicht nur nahtlos weiterarbeiten, sondern auch die Herausforderung bewältigen, innerhalb von kürzester Zeit eine große Anzahl von Veranstaltungen zu verschieben oder abzusagen. 

»Wir mussten im März faktisch alle Konzerte und Shows absagen oder verlegen, alle Leute in Kurzarbeit schicken und hatten durch das Verlegen der Konzerte aber immens viel Verwaltungsarbeit zu leisten – wenn man von jetzt auf gleich 150 Shows verlegen muss, ist das eine Menge Termin-Wahnsinn, aber durch die dezentrale Struktur, die der Clubplaner ermöglicht, hat das auch von zu Hause aus ziemlich gut funktioniert.« 

(Tim Peterding, Booking Knust Hamburg)

»Man kann mit dem Clubplaner hervorragend im Homeoffice arbeiten. Die Leute können auch gleichzeitig von verschiedenen Orten aus an etwas arbeiten und sehen immer sofort, wenn jemand z.B. einträgt, dass eine Veranstaltung ausfällt oder verschoben wird – es sind immer alle gleich informiert. Ich kann mir nicht vorstellen, wie wir es ohne den Clubplaner gerade machen würden.«

(Hanne Bangert, Organisationsleitung Pavillon Hannover)

Der Clubplaner organisiert und professionalisiert die Arbeit von Livemusik-Veranstaltern. Er dient der Bearbeitung von allen Informationen rund um Programm- und Ablaufplanung, Raumbelegung und Vermietung, Personalplanung, Vorverkauf und Pressearbeit – jeder Mitarbeiter und jedes Team-Mitglied kann so auf alle relevanten Informationen zugreifen.

»Für mich als Organisationsleitung ist es ein großer Vorteil, dass alle Informationen im Clubplaner zugänglich sind, weil ich so viel fokussierter planen kann und der weitere Vorteil ist, dass andere Abteilungen, die viel zu organisieren haben wie z.B. die Veranstaltungstechnik oder die Gastro, ebenfalls einen Zugang haben und es spezielle Formulare für sie gibt, so dass sie die für sie relevanten Informationen direkt dort abrufen können.

Das heißt ich muss nicht mehr darüber nachdenken, ob ich noch jemanden informieren muss – die Kolleginnen und Kollegen sind informiert und das wird von ihnen auch als angenehm empfunden.«

(Hanne Bangert) 

»Der größte Vorteil des Clubplaners waren für uns die individuellen Einstellmöglichkeiten und dass wir ihn auf unsere Bedürfnisse hin konfigurieren konnten. Flexibilität im Einsatz: dass man von überall auf den Clubplaner zugreifen kann, weil er webbasiert ist, war für uns das größte Argument, weil wir mit relativ flexiblen Arbeitszeiten und flexiblen Orten arbeiten.

Nachdem wir alles auf dieses System umgestellt hatten, haben wir auch festgestellt, dass viel weniger Fehler passieren. Das betrifft die Konzertabende direkt, aber auch die Arbeit im Vorfeld, wenn man jetzt  z.B. Presseinfos zusammensammelt, muss man nicht noch hin und her schreiben oder sich gegenseitig ständig neu abfragen.« 

(Tim Peterding)

Die momentane Situation ist besonders für den Kulturbetrieb schwierig: Viele Veranstalter mussten Termine schon mehrfach verlegen und müssen auch weiterhin flexibel bleiben, was die kommenden Monate bringen werden. Ob neu bestehende Planungen aufrecht erhalten werden können, bleibt unsicher.

Der Clubplaner kann helfen diesen Anforderungen gerecht zu werden. Er bietet eine Vielzahl von Funktionen, wie die automatische Website-Pflege oder das automatische Versenden von Emails und ist durch flexibel erstellbare Formulare an eigene Abläufe individuell anpassbar.

»Gerade die Booker müssen sich natürlich regelmäßig über die freien Termine und Reservierungen austauschen. Dadurch dass der Clubplaner hier eine Informationsfunktion hat und auch automatische Emails verschickt, waren wir immer gleich alle up-to-date, wer wann wo welche Termine reserviert hat, bzw. welche Anfragen an uns gestellt worden sind. Dass wir das zusätzlich auch alle von zu Hause aus machen konnten war natürlich sehr effektiv.«

(Tim Peterding)

»Bei uns ist der Clubplaner mit der Homepage verbunden, weshalb Informationen wie „Veranstaltung fällt aus“ oder „Veranstaltung ist verschoben“ sofort auf unserer Homepage erscheinen – das ist gerade jetzt besonders wichtig, dass Menschen, die zu unseren Veranstaltungen kommen wollen, aber auch die Presse diese Informationen ohne Verzögerung auf unserer Homepage finden können. 

(Hanne Bangert)

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